Términos y condiciones

01Partes, ámbito y aceptación

Estos términos y condiciones (los «Términos») regulan el acceso y el uso de la suite DigitalTax (el «Servicio») que presta DigitalTax Solutions SL, con CIF B75412783 y domicilio en Calle De Sófora 15, 28020 Madrid («DigitalTax»), a la empresa, autónomo o profesional que contrata el Servicio (el «Cliente»).

El Servicio está dirigido exclusivamente a empresas, autónomos y profesionales que actúan en el ámbito de su actividad. El Cliente declara que contrata con fines profesionales y no como consumidor, por lo que no le es aplicable la normativa de protección de consumidores y usuarios.

Al dar de alta una cuenta, marcar la casilla de aceptación o utilizar el Servicio, el Cliente acepta estos Términos, la Política de privacidad y las condiciones particulares del plan contratado. Si la persona que acepta lo hace en nombre de una empresa, declara tener poderes suficientes para obligarla. Si no está de acuerdo, no debe usar el Servicio.

Estos Términos, junto con el plan contratado y, en su caso, el anexo de encargo de tratamiento de datos, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen a cualquier pacto o comunicación anterior sobre el mismo objeto.

02Descripción del Servicio y módulos

DigitalTax es una suite de software como servicio para empresas y profesionales en España. Incluye módulos de control horario, facturación, contabilidad, impuestos, nóminas y gestión de clientes, que se contratan por separado o en los planes que DigitalTax ofrezca en cada momento.

El Cliente solo tiene derecho a los módulos incluidos en su plan. DigitalTax puede mejorar, modificar, reorganizar o retirar funcionalidades siempre que no reduzca de forma sustancial las del plan contratado durante el periodo ya abonado. Cuando una funcionalidad dependa de un cambio normativo, DigitalTax podrá adaptarla sin previo aviso.

DigitalTax puede ofrecer funciones en fase beta o de acceso anticipado. Se prestan «tal cual», sin compromiso de disponibilidad, y pueden modificarse o retirarse en cualquier momento.

El Servicio se presta en la nube y requiere conexión a internet, un navegador compatible y los equipos del Cliente, que son responsabilidad de este.

03Registro de cuentas, credenciales y custodia

Quien da de alta la empresa declara tener capacidad para obligarla y que los datos facilitados son veraces, completos y actuales. El Cliente debe mantenerlos actualizados.

El Cliente es responsable de todas las actuaciones realizadas con las credenciales de su cuenta y de las de sus usuarios autorizados, salvo que demuestre que se debieron a un fallo imputable a DigitalTax. Debe custodiar las credenciales, no compartirlas, activar los factores de autenticación disponibles y comunicar sin demora cualquier acceso no autorizado a contacto@digitaltax.es.

El Cliente es responsable de asignar y revisar los roles y permisos de sus usuarios, así como de dar de baja a quienes dejen de estar autorizados. DigitalTax puede asumir que cualquier instrucción recibida desde una cuenta autenticada procede del Cliente.

Cada usuario es personal e intransferible. El número de usuarios, organizaciones o documentos no podrá superar los límites del plan contratado.

04Uso permitido y conductas prohibidas

El Cliente utilizará el Servicio conforme a la ley, a estos Términos y a la buena fe. En particular, se compromete a no:

• Usar el Servicio para fines ilícitos o fraudulentos, ni para emitir facturas o registros falsos, simulados o que no correspondan a operaciones reales.
• Intentar acceder sin autorización a cuentas, datos, sistemas o redes de DigitalTax o de otros clientes, ni eludir medidas de seguridad, límites o controles de acceso.
• Realizar pruebas de intrusión, escaneos de vulnerabilidades, ingeniería inversa, descompilación o extracción del código fuente, salvo en lo que la ley no permita prohibir.
• Revender, sublicenciar, ceder o poner el Servicio a disposición de terceros, ni prestar servicios de gestoría a terceros con una única cuenta sin contratar el plan correspondiente.
• Cargar contenido que infrinja derechos de terceros, contenga malware o sea ilícito, ni introducir datos personales de categorías especiales sin base legal.
• Sobrecargar la infraestructura mediante automatizaciones, extracciones masivas o usos de la API que superen los límites razonables o los documentados.
• Utilizar el Servicio para desarrollar un producto competidor o para obtener información comparativa con ese fin.

DigitalTax podrá suspender de forma inmediata, total o parcial, el acceso cuando exista una sospecha razonable de incumplimiento de esta cláusula, riesgo para la seguridad o la integridad del Servicio, o requerimiento de una autoridad, comunicándolo al Cliente cuando sea posible.

05Responsabilidades del Cliente sobre sus datos y obligaciones legales

El Cliente es el único responsable del contenido que introduce, importa o genera en el Servicio («Datos del Cliente»), de su exactitud y legalidad, y de contar con las bases jurídicas y autorizaciones necesarias, incluidas las relativas a datos de su plantilla, clientes y proveedores.

El Cliente es el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones laborales, mercantiles, contables, de facturación y fiscales, incluidas la presentación y el pago de impuestos en plazo, la conservación de documentos, el registro de la jornada, la información a sus trabajadores y la representación legal de estos. El uso del Servicio no sustituye ni garantiza ese cumplimiento.

El Cliente debe revisar la información que genera el Servicio (facturas, asientos, liquidaciones, modelos, nóminas, informes de jornada y similares) antes de emitirla, presentarla o utilizarla, y es responsable de validar los resultados, parámetros, tipos impositivos y plantillas configurados.

El Cliente es responsable de realizar copias de seguridad propias de la información que considere crítica mediante las funciones de exportación disponibles.

El Cliente es el único responsable de los fichajes y registros de jornada de su plantilla. DigitalTax no responde de registros incompletos, erróneos o ausentes por fichajes que los empleados no hayan realizado o hayan realizado de forma incorrecta.

06Naturaleza del Servicio y servicios de terceros

DigitalTax es un proveedor de software, no un asesor legal, fiscal, laboral ni contable, y no presta asesoramiento profesional. La información, los cálculos, las sugerencias, los avisos y los textos de ayuda del Servicio tienen carácter meramente informativo y no constituyen asesoramiento. El Cliente debe contrastarlos con su asesor cuando proceda.

El Servicio puede conectarse con sistemas de terceros, como la Agencia Estatal de Administración Tributaria (incluido el sistema VERI*FACTU), entidades bancarias, proveedores de pago, de correo electrónico, de firma o de infraestructura, y otras integraciones. Estos sistemas están fuera del control de DigitalTax, que no garantiza su disponibilidad, sus cambios, su funcionamiento ni la aceptación o el resultado de los envíos, y no responde de sus fallos, rechazos, retrasos o cambios de condiciones.

El uso de servicios de terceros se rige por las condiciones de estos. Cuando el Cliente autorice una conexión (por ejemplo, con su banco o con certificados electrónicos), declara estar facultado para ello y autoriza a DigitalTax a actuar en su nombre exclusivamente para ese fin. La custodia de los certificados y claves del Cliente es responsabilidad de este.

Los cambios normativos o de especificaciones técnicas pueden requerir adaptaciones del Servicio. DigitalTax hará esfuerzos razonables por incorporarlas, pero no garantiza que el Servicio cumpla en todo momento y para todos los supuestos particulares del Cliente la normativa aplicable.

07Acuerdo de nivel de servicio y disponibilidad técnica

DigitalTax se compromete a una disponibilidad mensual superior al 99,8 %, calculada sobre cada mes natural y sobre los módulos de producción del Servicio.

No computan como indisponibilidad: el mantenimiento planificado, que se realiza las noches de domingo y se avisa con al menos 48 horas; las emergencias de seguridad; los fallos de internet, de los equipos o de la configuración del Cliente; los fallos de servicios de terceros indicados en la cláusula anterior, incluida la AEAT; las funciones beta; el uso contrario a estos Términos; la suspensión autorizada; y los eventos de fuerza mayor.

Si en un mes natural la disponibilidad fuera inferior al compromiso, el Cliente podrá solicitar por escrito, en un plazo de 30 días desde el fin de ese mes, un crédito proporcional sobre la cuota de ese mes del módulo afectado. Este crédito, que se aplicará a facturas futuras y nunca se abonará en efectivo, es el único remedio del Cliente por una indisponibilidad puntual. No obstante, si la disponibilidad fuera inferior al 95 % en un mes natural, o inferior al 99,8 % durante tres meses consecutivos, el Cliente podrá resolver el contrato con aviso por escrito y recibir el reembolso proporcional del periodo prepagado no disfrutado de los módulos afectados.

El soporte técnico se presta por los canales y en el horario publicados, mediante esfuerzos razonables y sin plazos de resolución garantizados, salvo que el plan incluya otros compromisos por escrito.

08Precio, facturación y pagos

El Cliente abonará el precio del plan y de los módulos contratados, más los impuestos aplicables. Los precios vigentes son los publicados en la página de precios o los pactados por escrito.

Las suscripciones se facturan por adelantado por periodos mensuales o anuales y se renuevan automáticamente por periodos iguales salvo cancelación. El cobro se realizará con el medio de pago facilitado por el Cliente, que autoriza los cargos recurrentes y garantiza que dispone de fondos y de autorización para ello.

DigitalTax podrá modificar los precios y los planes comunicándolo con al menos 30 días de antelación. El cambio se aplicará desde la siguiente renovación. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá cancelar antes de esa fecha sin penalización, y si ya hubiera prepagado un periodo que se extienda más allá de ella, recibirá el reembolso proporcional del tiempo no disfrutado. Si continúa usando el Servicio tras esa fecha, se entenderá que acepta los nuevos precios.

Si el Cliente contrata por primera vez y no está satisfecho, podrá cancelar dentro de los 14 días siguientes a la primera contratación y solicitar el reembolso íntegro de lo abonado, siempre que no haya hecho un uso abusivo del Servicio. Fuera de ese plazo, y salvo lo previsto en estos Términos, disposición legal imperativa o pacto expreso por escrito, los importes abonados no son reembolsables y la cancelación o la reducción de módulos o usuarios no da derecho a devolución del periodo ya facturado.

En caso de impago, DigitalTax podrá reclamar los importes debidos junto con los intereses de demora previstos en la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, y los costes de reclamación, y podrá suspender el acceso tras comunicarlo al Cliente con 5 días de antelación. Durante la suspensión siguen devengándose las cuotas. Las impugnaciones de facturas deberán comunicarse por escrito dentro de los 30 días siguientes a su emisión.

Los precios no incluyen impuestos, retenciones, comisiones bancarias ni gastos de terceros, que correrán a cargo del Cliente.

09Propiedad intelectual y licencia de uso

DigitalTax y sus licenciantes conservan todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el Servicio, su software, diseño, bases de datos, documentación, marcas y mejoras. Estos Términos no ceden ninguna titularidad.

DigitalTax concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y usar el Servicio durante la vigencia del contrato, para sus fines empresariales internos y dentro de los límites del plan contratado.

El Cliente conserva la titularidad de los Datos del Cliente y concede a DigitalTax una licencia limitada para alojarlos, tratarlos, copiarlos y mostrarlos en la medida necesaria para prestar y mantener el Servicio, prevenir abusos y cumplir la ley.

DigitalTax podrá utilizar datos agregados, anonimizados y estadísticos derivados del uso del Servicio, de modo que no identifiquen al Cliente ni a ninguna persona, para mejorar, medir y desarrollar sus productos.

Si el Cliente envía sugerencias o comentarios, concede a DigitalTax el derecho de usarlos libremente y sin compensación.

10Protección de datos y confidencialidad

Respecto de los datos personales contenidos en los Datos del Cliente (por ejemplo, los de su plantilla o de sus clientes), el Cliente actúa como responsable del tratamiento y DigitalTax como encargado, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679. Estos Términos y la Política de privacidad, junto con el anexo de encargo que se facilite al Cliente, constituyen el contrato de encargo. DigitalTax tratará los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, aplicará medidas técnicas y organizativas adecuadas, guardará secreto, ayudará razonablemente en el ejercicio de derechos y notificará sin dilación indebida las violaciones de seguridad que le afecten.

El Cliente autoriza el uso de los subencargados necesarios para prestar el Servicio (por ejemplo, alojamiento en la Unión Europea, correo electrónico o almacenamiento), con las garantías exigidas por la normativa. Su relación actualizada se facilitará al Cliente que la solicite.

Respecto de los datos de contacto y de facturación del propio Cliente y de sus usuarios, DigitalTax actúa como responsable, según su Política de privacidad.

Cada parte mantendrá la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, la utilizará únicamente para cumplirlo y no la revelará salvo a sus empleados y asesores sujetos a deber de secreto o cuando lo exija la ley o una autoridad. Esta obligación se mantiene durante cinco años tras la terminación.

11Garantías y exclusión de garantías

DigitalTax prestará el Servicio con la diligencia profesional razonable, conforme a su descripción general.

Salvo lo expresamente previsto en estos Términos, y en la máxima medida permitida por la ley, el Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad». DigitalTax excluye cualquier otra garantía, expresa o implícita, incluidas las de idoneidad para un fin concreto, ausencia total de errores, funcionamiento ininterrumpido, y adecuación del Servicio a las necesidades específicas del Cliente o a todos los supuestos fiscales, laborales o contables.

DigitalTax no garantiza que el uso del Servicio evite sanciones, requerimientos, inspecciones, rechazos de la Administración o litigios, ni que los resultados o documentos generados sean aceptados por terceros.

12Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, DigitalTax no responderá de daños indirectos, consecuenciales, especiales o punitivos, ni del lucro cesante, la pérdida de ingresos, de beneficios, de clientes, de oportunidades de negocio, de datos o de reputación, ni de sanciones, recargos, intereses o costes derivados de obligaciones fiscales, laborales o administrativas del Cliente, aunque se le hubiera advertido de su posibilidad, salvo que sean consecuencia directa de dolo o negligencia grave de DigitalTax.

La responsabilidad total y acumulada de DigitalTax frente al Cliente por todos los conceptos derivados de este contrato o relacionados con él, sea contractual, extracontractual o de otra naturaleza, no excederá de la mayor de estas dos cantidades: el importe efectivamente abonado por el Cliente por el Servicio en los 12 meses anteriores al hecho que dé origen a la reclamación, o 1.000 euros. Este límite no se aplica a la responsabilidad por dolo, negligencia grave, vulneración de la confidencialidad o incumplimiento de las obligaciones de protección de datos que la ley no permita limitar.

DigitalTax no responderá de los daños causados por: el uso del Servicio contrario a estos Términos; la información incorrecta, incompleta o ilícita facilitada por el Cliente; la falta de revisión de los documentos generados; la pérdida o el uso indebido de credenciales o certificados; los fallos de terceros o de las redes de comunicaciones; las decisiones del Cliente tomadas a partir de la información del Servicio; ni los eventos de fuerza mayor.

Cualquier reclamación del Cliente deberá comunicarse por escrito en el plazo máximo de dos años desde que tuvo conocimiento del hecho que la motiva; transcurrido este plazo se entenderá renunciada, en la medida en que la ley lo permita.

Nada en estos Términos excluye ni limita la responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse conforme a la ley, en particular la derivada de dolo o negligencia grave. Las limitaciones de esta cláusula son un elemento esencial del equilibrio económico del contrato y se reflejan en el precio.

13Indemnización

El Cliente mantendrá indemne a DigitalTax, a sus administradores, empleados y colaboradores, y la compensará por cualquier reclamación, sanción, daño, coste o gasto, incluidos los honorarios razonables de abogados y procuradores, que provenga de terceros o de autoridades y se derive de: los Datos del Cliente o su tratamiento; el incumplimiento por el Cliente de estos Términos o de la ley; el uso del Servicio por el Cliente o por sus usuarios contrario a lo previsto; o la vulneración de derechos de terceros.

DigitalTax, por su parte, mantendrá indemne al Cliente frente a las reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio, utilizado conforme a estos Términos, infringe sus derechos de propiedad intelectual o industrial, y frente a las sanciones y reclamaciones de terceros derivadas de una violación de seguridad de los datos que sea imputable a un incumplimiento de DigitalTax de sus obligaciones como encargado del tratamiento. Esta obligación está sujeta al procedimiento de esta cláusula y no cubre los supuestos en que el Cliente haya incumplido estos Términos.

La parte que reciba la reclamación la comunicará a la otra en un plazo razonable y le permitirá dirigir la defensa, sin perjuicio de su derecho a intervenir con su propio asesor. Ninguna parte podrá transigir sin el consentimiento de la otra cuando la transacción le imponga obligaciones.

14Duración, rescisión del contrato y devolución de datos

El contrato entra en vigor al aceptar estos Términos y dura el periodo de suscripción elegido, renovándose automáticamente por periodos iguales. Las suscripciones estándar son mensuales.

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la aplicación o por escrito. La cancelación surtirá efecto al final del periodo ya abonado, sin reembolso del periodo en curso.

DigitalTax podrá resolver el contrato o suspender el Servicio, comunicándolo al Cliente, en caso de incumplimiento grave o reiterado, impago, uso prohibido, riesgo para la seguridad, insolvencia del Cliente o exigencia legal. También podrá dejar de prestar el Servicio o un módulo con un preaviso de 90 días, reembolsando la parte proporcional del periodo prepagado no disfrutado del módulo retirado.

Tras la baja, el Cliente dispone de 30 días para exportar sus datos mediante las herramientas disponibles. Transcurrido ese plazo, DigitalTax podrá eliminarlos de forma definitiva y no estará obligada a conservarlos ni a recuperarlos, salvo los que deba conservar por ley o por razones de seguridad, que se mantendrán bloqueados el tiempo exigido. La asistencia adicional para la migración, si se solicita, se presupuestará aparte.

Sobrevivirán a la terminación las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir, entre ellas las relativas a pagos pendientes, propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnización y ley aplicable.

15Fuerza mayor

Ninguna parte responderá del retraso o incumplimiento de sus obligaciones, salvo las de pago, causado por circunstancias fuera de su control razonable, como desastres naturales, pandemias, guerras, actos terroristas, huelgas, cortes de suministro eléctrico o de telecomunicaciones, fallos generalizados de proveedores de infraestructura o de internet, ciberataques que no hayan podido evitarse con medidas razonables, o actos de la autoridad. Si la situación se prolonga más de 60 días, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato sin indemnización.

16Modificación de los Términos

DigitalTax podrá modificar estos Términos por motivos legales, técnicos, de seguridad o de evolución del Servicio. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico o en la aplicación con al menos 30 días de antelación a su entrada en vigor.

Si el Cliente no está de acuerdo, podrá cancelar su suscripción antes de esa fecha, con reembolso proporcional del periodo prepagado no disfrutado. Si continúa usando el Servicio después, se entenderá que acepta los nuevos Términos. Los cambios exigidos por la ley o necesarios por razones de seguridad podrán aplicarse de inmediato.

17Disposiciones generales

• Comunicaciones: las notificaciones a DigitalTax se dirigirán a contacto@digitaltax.es y las dirigidas al Cliente, al correo electrónico de la cuenta o a la propia aplicación, y se tendrán por recibidas cuando se envíen.
• Cesión: el Cliente no podrá ceder el contrato sin el consentimiento escrito de DigitalTax. DigitalTax podrá cederlo a una sociedad de su grupo o a un adquirente de su negocio, informando al Cliente.
• Independencia de las partes: el contrato no crea relación de agencia, sociedad, franquicia ni laboral entre las partes.
• Divisibilidad: si alguna cláusula fuera declarada nula o inaplicable, el resto seguirá vigente y se sustituirá por otra válida de efecto lo más cercano posible.
• No renuncia: que una parte no ejerza un derecho no implica que renuncie a él.
• Referencias comerciales: salvo oposición escrita del Cliente, DigitalTax podrá mencionar su nombre comercial como cliente en referencias no destacadas.
• Idioma: estos Términos se redactan en español, que prevalecerá sobre cualquier traducción.
• Registros: los registros y logs de DigitalTax constituirán prueba admisible de la utilización del Servicio, salvo prueba en contrario.

18Ley aplicable y jurisdicción competente

Estos Términos se rigen por la ley española. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier discrepancia mediante negociación directa durante un plazo de 30 días desde la comunicación escrita de la controversia.

Si no se resolviera, y con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, las partes se someten a los juzgados y tribunales de la ciudad de Madrid.